ERP programı fiyatları: maliyeti gerçekte hangi kalemler belirler?
ERP fiyatı sorulduğunda alınan cevap neredeyse hep aynıdır: “işletmenize göre değişir.” Doğrudur, ama işe yaramaz. Fiyatı oluşturan kalemler bellidir ve bunları bilen bir işletme, aldığı teklifleri gerçekten karşılaştırabilir. Aşağıda kalem kalem açıyoruz.
Neden kimse net fiyat söylemiyor — ve size ne sormalı?
Çünkü ERP kelimesi, tek modüllü bir stok programını da anlatabilir, üretim ve maliyet muhasebesini kapsayan bütünleşik bir sistemi de. Karşı taraf size şunları sormuyorsa teklifi ciddiye almayın: kaç kullanıcı, hangi modüller, hangi entegrasyonlar, mevcut veriniz nerede duruyor. Bu dört soruyu sormadan fiyat veren firma ya fiyatı sonradan artıracaktır ya da kapsamı sonradan daraltacaktır.
Kalem 1: Modül sayısı.
ERP'nin çekirdeği genelde stok ve satın almadır. Üstüne eklenen her modül — üretim (reçete, iş emri), finans/muhasebe, CRM ve teklif takibi, kalite, bakım — ayrı bir geliştirme ve test yüküdür. Hangi modülün ilk fazda gerçekten gerektiğine karar vermek, fiyatı en hızlı düşüren karardır. Pratik kural: en çok acıtan alandan başlayın, ekip benimsedikçe genişletin.
Kalem 2: Kullanıcı sayısı ve lisans modeli.
İki model var: kullanıcı başına aylık abonelik veya tek seferlik lisans. Abonelikte ilk maliyet düşüktür ama her yeni kullanıcı kalıcı gider ekler; 20 kullanıcıya çıktığınızda aylık faturayı yeniden hesaplayın. Tek seferlik lisans ilk yıl pahalı görünür, 3-5 yılda genelde öne geçer. Doğru soru “hangisi ucuz” değil, “üç yıl sonra hangisi ucuz” sorusudur.
Kalem 3: Entegrasyonlar.
Her entegrasyon ayrı bir projedir: e-fatura ve e-arşiv, banka/POS, e-ticaret ve pazaryerleri, kargo firmaları, bayi portalı. Teklifte “entegrasyonlar dahil” ifadesi tek başına hiçbir şey ifade etmez — hangi entegrasyonun, hangi kapsamda (tek yönlü mü, çift yönlü mü) dahil olduğunu isim isim yazdırın.
Kalem 4: Veri aktarımı ve veri temizliği.
En çok küçümsenen kalem budur. Cari kartlarınız, ürün kartlarınız ve stok bakiyeleriniz yeni sisteme taşınacak. Sorun taşımak değil, taşınacak verinin kirli olmasıdır: aynı ürünün üç farklı kodu, mükerrer cari kartlar, tutmayan stoklar. Bu temizlik yapılmazsa ERP kirli veriyi hızla çoğaltır. Bu iş bazen projenin en uzun adımıdır ve teklifte adı mutlaka geçmelidir. Ürün kodlama düzenini nasıl kuracağınızı barkodlu stok takibi yazımızda anlattık.
Kalem 5: Eğitim ve devreye alma.
ERP'yi kullanacak olan depocu, satın almacı ve muhasebeci eğitilmezse sistem kullanılmaz — bu kadar basit. Eğitim, paralel çalışma dönemi (eski ve yeni sistem bir süre birlikte yürür) ve canlıya geçiş desteği gerçek iş günleridir. Teklifte “kurulum ve eğitim dahildir” yazıyorsa kaç gün olduğunu sorun.
Kalem 6: Yıllık bakım ve sürüm güncelleme.
Yayın sonrası hata giderme, mevzuat kaynaklı güncellemeler (e-fatura formatı değişebilir), sunucu ve yedekleme, yeni özellik geliştirme. Yıllık bakım bedelinin neyi kapsadığını yazılı isteyin: kaç saat destek, kaç iş günü müdahale süresi, yeni geliştirme dahil mi?
Gizli maliyetler nerede çıkar?
Üç yerde: (1) kullanmadığınız modüle ödeme — paket size dayatılmışsa, (2) ek kullanıcı ücreti — ekip büyüdükçe fatura da büyür, (3) veri dışa aktarım bedeli. Üçüncüsü en tehlikelisidir: sisteminizden ayrılmak istediğinizde veriniz elinizde değilse, pazarlık gücünüz sıfırdır.
Hazır paket vs özel ERP: 3-5 yıllık toplam sahip olma maliyeti (TCO).
Karşılaştırmayı ilk yıl faturası üzerinden yapmayın; üç yıllık toplamı hesaplayın. Hazır paket için: lisans/abonelik × kullanıcı × 36 ay + modül ücretleri + zorunlu güncellemeler + kullanılmayan modüller. Özel ERP için: bir kerelik geliştirme + yıllık bakım × 3 + sunucu. Bu iki toplam yan yana konduğunda tablo genelde şaşırtıcı olur. Bu karşılaştırmanın genel çerçevesini özel yazılım mı hazır paket mi ve özel yazılım fiyatları yazılarımızda ele aldık.
Teklif karşılaştırma kontrol listesi.
Üç firmadan teklif alın ve hepsinden AYNI formatta isteyin: modül listesi, kullanıcı sayısı ve lisans modeli, isim isim entegrasyonlar, veri aktarımı kapsamı, eğitim gün sayısı, yıllık bakım kapsamı, veri dışa aktarım hakkı, kapsam değişikliği maddesi. Kalemleri yan yana koyduğunuzda en ucuz teklifin çoğu zaman en ucuz olmadığını göreceksiniz.
SyntrixCode olarak ERP'yi işletmenizin akışına göre kurguluyor, modül modül devreye alıyor ve verinizin tam sahipliğini size bırakıyoruz. Ücretsiz keşif görüşmesinde kapsamı birlikte netleştirip kalem kalem, sabit fiyatlı teklif sunuyoruz; genel fiyatlandırma yaklaşımımızı da inceleyebilirsiniz. Seçim kriterleri için KOBİ'ler için ERP seçim rehberimize de göz atın.