E-fatura ve e-arşiv entegrasyonu: yazılımınız GİB ile nasıl konuşur?
Bilgilendirme notu: Bu yazı e-fatura ve e-arşiv süreçlerinin yazılım tarafını anlatır. Zorunluluk kapsamı, ciro eşikleri ve geçiş tarihleri Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tebliğleriyle belirlenir ve zaman içinde değişir — bu yazıda eşik rakamı vermiyoruz. Kendi kapsamınızı öğrenmek için GİB'in resmi sitesindeki güncel tebliğe veya mali müşavirinize başvurun.
E-fatura, e-arşiv, e-irsaliye: hangisi neyi kapsıyor?
Üçü sık karıştırılır. E-fatura, e-fatura mükellefi olan alıcılara, GİB sistemi üzerinden gönderilen elektronik faturadır — alıcı da sistemde kayıtlı olmalıdır. E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi OLMAYAN alıcılara (nihai tüketici veya kapsam dışı firma) kesilen elektronik faturadır; e-posta ile veya kâğıt çıktı olarak iletilir, ama GİB'e raporlanır. E-irsaliye ise malın sevkiyatına eşlik eden irsaliyenin elektronik halidir. Bir işletme aynı anda üçünün de mükellefi olabilir; hangisini keseceğinizi karşı tarafın durumu belirler ve bunu sisteminiz otomatik ayırt edebilmelidir.
Kimler zorunlu, kimler isteğe bağlı?
Zorunluluk esas olarak ciro eşiklerine ve faaliyet alanına bağlıdır; ayrıca e-ticaret yapan, aracı hizmet sağlayıcı olan veya belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler için ayrı kurallar vardır. Bu kurallar dönem dönem güncellendiği için burada rakam vermiyoruz — GİB'in yürürlükteki tebliği tek doğru kaynaktır. İsteğe bağlı geçiş de mümkündür ve çoğu işletme için zorunluluk gelmeden geçmek daha rahat bir süreçtir.
Üç yöntem: GİB portal, doğrudan entegrasyon, özel entegratör.
GİB portal, faturaları GİB'in kendi arayüzünden elle kesmektir: ek maliyeti yoktur ama fatura sayınız arttıkça sürdürülemez ve yazılımınızla hiç konuşmaz. Doğrudan entegrasyon, kendi sisteminizin GİB ile doğrudan haberleşmesidir: teknik yük ve sürekli mevzuat takibi gerektirir, genelde yüksek hacimli kurumsal yapılar tercih eder. Özel entegratör ise GİB'den yetki almış bir aracı firma üzerinden entegre olmaktır: yazılımınız entegratörün API'siyle konuşur, mevzuat takibini ve GİB haberleşmesini entegratör üstlenir. KOBİ'lerin büyük kısmı için doğru yol üçüncüsüdür.
Özel entegratör seçerken bakılacaklar.
(1) API dokümantasyonu açık ve güncel mi — geliştiricinizin işi buna bağlıdır; (2) test (sandbox) ortamı veriyor mu — canlıya geçmeden denemek şart; (3) fiyatlandırma nasıl: fatura adedi başına mı, paket mi, kontör mü; (4) gelen fatura (alış faturaları) tarafını da destekliyor mu; (5) arşivleme ve yasal saklama süresi boyunca faturalara erişim nasıl sağlanıyor; (6) destek kanalı ve müdahale süresi. Entegratör değiştirmek mümkündür ama sancılıdır — baştan doğru seçin.
Yazılımınız e-faturayı nasıl keser? Sipariş → fatura → GİB akışı.
Akış şöyledir: sistemde sipariş/satış kaydı oluşur → fatura oluşturulurken alıcının vergi numarasıyla e-fatura mükellefi olup olmadığı sorgulanır → sonuca göre e-fatura veya e-arşiv olarak biçimlendirilir → entegratöre gönderilir → entegratör GİB'e iletir → dönen durum (kabul/ret/işleniyor) sisteminize yazılır. Kritik nokta sonuncusudur: fatura durumunun sisteminize geri yazılması. Aksi halde “bu fatura geçti mi” sorusu için başka bir ekrana bakmak zorunda kalırsınız ki bu, entegrasyonun amacını ortadan kaldırır.
Entegrasyon olmazsa ne olur: çift veri girişi ve mutabakat kâbusu.
Entegrasyonsuz senaryoda satış kaydınız bir sistemde, faturanız başka bir yerdedir. Sonuç: her fatura iki kez girilir, aradaki uyuşmazlıklar ay sonunda ortaya çıkar ve mutabakat günler alır. Ayrıca fatura numarası, tutar veya vergi hatası yapıldığında bunu ancak muhasebe fark eder — yani geç. Entegrasyonun asıl kazancı fatura kesme hızı değil, tek kaynaktan doğruluktur.
ERP, B2B portal ve adisyon sisteminde e-fatura: üç senaryo.
ERP'de e-fatura, satış ve cari modülünün doğal uzantısıdır: sevkiyat yapılır, fatura kesilir, cari borç güncellenir, muhasebe fişi oluşur — tek akış. B2B bayi portalında bayi siparişi onaylandığında fatura otomatik kesilir ve bayi kendi portalinde faturasını görüp indirebilir; “faturamı gönderir misiniz” telefonları biter. Restoran adisyon sisteminde ise durum farklıdır: perakende satışta ÖKC/yazarkasa fişi esastır, ancak kurumsal müşteriye (firma yemeği, toplu organizasyon) fatura kesilirken e-arşiv devreye girer. Üç senaryonun ortak noktası şudur: fatura, satışın olduğu yerde kesilmelidir.
Entegrasyon projesinde sorulacak sorular.
(1) Hangi entegratörle çalışılacak, seçim bize mi ait? (2) E-fatura, e-arşiv ve e-irsaliyenin hangileri kapsamda? (3) Gelen fatura (alış) tarafı dahil mi? (4) Fatura durumu sisteme geri yazılıyor mu? (5) İade/iptal ve düzeltme faturası akışı nasıl çalışıyor? (6) Mevzuat değişirse güncelleme kimin sorumluluğunda ve bakım kapsamında mı? Özellikle altıncı soruyu sözleşmeye yazdırın — e-fatura formatları ve kuralları zaman içinde değişir.
E-fatura entegrasyonu, ERP seçiminin de belirleyici kriterlerinden biridir; KOBİ'ler için ERP seçim rehberimizde bunu altıncı soru olarak sorduk. Mevcut sisteminizi ve entegratörünüzü bize anlatın, entegrasyon kapsamını birlikte netleştirelim.